1. はじめに
マズラプです。53回目の投稿になります。
今回は本を読んで印象に残ったこと第37弾です。今回は、「松井忠三」さん執筆の「無印良品は、仕組みが9割 仕事はシンプルにやりなさい」からの内容になっています。
松井忠三さんは、無印良品の組織改革を行い業績を大きく改善した方で、テレビにも出演された経験のある有名な方です。今回取り上げた本には、その組織改革に関する内容が多く記載されています。気になった方は、参考文献の項のリンクから調べていただけたらと思います。
2. マニュアルをつくると人材育成を効率的にできるようになる
では、今回印象に残った部分を紹介します。
“つまり、マニュアルをつくると人材育成を効率的にできるようになるのです。
担当者が異動になったときの業務の引き継ぎもスムーズにできますし、部下が判断に迷ったときにそばに上司がいなくても、マニュアルを見ればどう行動すればいいのかがわかります。
よく課長と部長で指示が異なり、部下は同じ仕事を何度もやり直すケースもあるでしょう。それを防ぐためにも、部署内で方法を統一させておけば、仕事はスムーズに進むようになるのです。“
このように、仕事において、マニュアルをつくっておけば、人材育成をスムーズに行うことができるようになるのです。もちろん、マニュアルは、最新の仕事状況に適応できるようになっている必要があります。そのようなマニュアルが整備されていれば、人事異動や上司の不在などの状況が発生したとしても、仕事をスムーズに行うことができるのです。
このことは、私も痛いほど経験しました。ここからは、私が入社した企業での経験をもとに、マニュアルの重要性をお話ししていこうと思います。
私が新卒で入社した職場では、業務は基本的に口頭で教わりました。一応マニュアルの存在も確認したのですが、内容を見たところ、古い内容で当時の仕事状況に適応していない部分が少なくありませんでした。
そんな状況だったので、新しい業務を教わるときは、必死にノートにメモをとり、同じ業務に遭遇したら以前メモしたところを探して見返す、そんな毎日を送っていました。業務のやり方は、場当たり的に教えてもらうことが多かったため、全体の流れを把握するのにはかなり時間がかかりまし、日を追うごとにメモした場所を探すことも大変になっていきました。業務の本筋ではなく、ある場合のみに適用するルール等も教わりましたが、断片的だったため、ほとんど応用することもできませんでした。
マニュアルがなかったため、わからないことは積極的に聞きに行くべきでした。しかし、私が所属していた部署は、私が入社したほぼ同時期に係長が体調不良により長期療養に入ってしまったため、他部署と兼任の部長を除くと正社員は私と班長の2名のみ、他5名程度の契約社員がいるという状態で、人員不足でした。これにより通常業務ですらその日のうちに完遂することが大変で、出勤日は毎日2時間残業していて、度々休日出勤もしていました。そんな状況でいちいち上司に質問をしにいくことは、精神的ストレスを伴う行為だったため、可能な限り避けていました。
人員補充のため本社から異動してきて、係長の代わりを務めることになった上司は、私が所属していた部署の基本的な業務の内容が把握できておらず、業務について班長によく指導されていました。そのため、係長の指示に従えばいいのか班長の指示に分からず、常に頭を悩ませながら業務に向かっていました。
そんな状況で、新たに私が重要な業務を引き継ぐことになってしまいました。しかも、半分以上は口頭での説明でした。今までは新人として基礎の基礎にあたるような業務しかやってきていなかった中でいきなり責任の重い業務を任されたというわけです。この状況変化に、私自身激しく戸惑い、会社に行くのが怖くなってしまいました。
上記の私の経験を振り返って、きちんと整備されたマニュアルが存在していればどれほど楽だったでしょうか。
一度聞いて完璧に把握できなくても、メモを必死に探さずともマニュアルを見れば解決することができます。わからなかったことが出てきたら、まずマニュアルを見て、それでもわからなければ上司に聞きに行けばいいので、上司の時間を必要以上に奪うことを避けられますし、精神的にも楽です。異動してきた上司も、マニュアルを読めばすぐに係長としての業務をこなすことができます。私も今までより難易度の高い仕事であったとしても、当時よりは前向きに向き合うことができたと思います。もしかしたら、残業時間が減っていた可能性だってあります。
このように、私の経験からもわかる通り、最新の状況に適応したマニュアルの存在は非常に大きなものであると言えます。是非とも全ての企業で、優れたマニュアルの整備をしてもらいたいものですね。
3. おわりに
今回の内容は以上になります。ここまで読んでいただきありがとうございました。
今回は私の暗めな経験の話が大半を占めてしまい申し訳なく感じています…。マニュアルの大切さが少しでも伝わっていたのなら、嬉しい限りです。
ちなみに、今回取り上げた本は、定価1400円＋税でしたが、メルカリで200円の出費のみで購入しました。安い！すごい！
では、今後もよろしくお願いします。
4. 参考文献
・「無印良品は、仕組みが9割 仕事はシンプルにやりなさい」, 松井忠三, 2013, 角川書店
https://www.amazon.co.jp/無印良品は、仕組みが9割-仕事はシンプルにやりなさい-松井-忠三/dp/4041104998
